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Politique de confidentialité

Chez Squareflow s.a., nous attachons une importance primordiale à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles. Cette politique de confidentialité détaille comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez nos services et naviguez sur notre site web.


1. QUI SOMMES-NOUS ?

Squareflow s.a. Avenue des Communautés 110, 1200 Woluwe-Saint-Lambert, Belgique Numéro d'entreprise / BCE : BE 0758.577.612 Contact : support@squareflow.be


2. QUELLES DONNÉES PERSONNELLES COLLECTONS-NOUS ?

Nous recueillons des informations dans le but de fournir et d'améliorer continuellement nos services. Les types de données que nous pourrions collecter incluent :

  • Données d'identification et de contact : Votre nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale et numéro d'entreprise. Ces informations sont généralement collectées lors d'une demande de devis, d'une prise de contact pour nos services, ou lors de la conclusion d'une prestation.
  • Données de facturation et de paiement : Les informations nécessaires au traitement de vos paiements pour nos services (numéro de compte bancaire, informations de carte de crédit). Il est important de noter que les données sensibles de carte de crédit sont traitées par des prestataires de paiement sécurisés et ne sont pas stockées directement par Squareflow s.a.
  • Données liées aux services : Des informations concernant les projets et services pour lesquels vous nous mandatez, comme les détails des projets, les tickets de support ou les historiques de communication.
  • Données techniques et de connexion : Votre adresse IP, le type de votre navigateur, votre système d'exploitation, vos données de navigation sur notre site (via des cookies ou technologies similaires), et des informations sur l'appareil que vous utilisez.
  • Données d'utilisation : Des informations sur la manière dont vous utilisez nos applications et solutions logicières que nous développons ou maintenons, notamment à des fins de diagnostic de défauts et d'amélioration des performances.


3. COMMENT UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous utilisons vos données personnelles pour plusieurs finalités précises :

  • Exécution du contrat : Pour gérer votre relation client, traiter vos demandes de services, vous fournir les services et produits convenus (développement logiciel, support, maintenance, hébergement, etc.), et assurer la facturation et le suivi des paiements.
  • Support et assistance : Pour diagnostiquer et corriger les défauts de nos solutions, répondre à vos questions d'utilisation, ainsi qu'analyser et qualifier vos demandes (tickets de support).
  • Amélioration de nos services : Pour analyser l'utilisation de nos solutions et de notre site web afin de les perfectionner, développer de nouvelles fonctionnalités et garantir une performance stable et optimale de nos services.
  • Communication : Pour vous envoyer des informations importantes concernant nos services, des mises à jour, des communications administratives ou des newsletters (si vous avez donné votre consentement).
  • Conformité légale : Pour respecter nos obligations légales et réglementaires, et pour répondre aux demandes des autorités compétentes.
  • Prévention de la fraude et sécurité : Pour protéger nos systèmes et nos utilisateurs contre la fraude et toute activité malveillante.
  • Marketing et publicité : Avec votre consentement explicite, pour vous citer comme référence client sur notre site web et dans nos outils marketing, comme stipulé dans nos conditions générales.


4. SUR QUELLE BASE LÉGALE TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Le traitement de vos données personnelles repose sur les bases légales suivantes, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :

  • Exécution d'un contrat : Le traitement est indispensable à l'exécution des prestations de services que vous avez sollicitées, ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande.
  • Intérêt légitime : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Squareflow s.a. (par exemple, l'amélioration de nos services, la prévention de la fraude, la gestion interne), à condition que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas.
  • Consentement : Lorsque nous avons obtenu votre consentement explicite pour un traitement spécifique (par exemple, pour certaines communications marketing ou l'utilisation de certains types de cookies). Vous avez toujours la possibilité de retirer votre consentement à tout moment.
  • Obligation légale : Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle Squareflow s.a. est soumis.


5. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles. Nous pouvons partager vos données avec les catégories de destinataires suivantes, uniquement lorsque cela est strictement nécessaire et pertinent pour les finalités mentionnées :

  • Nos employés et collaborateurs : Les personnes habilitées au sein de Squareflow s.a. qui ont besoin d'accéder à vos données pour exécuter leurs fonctions.
  • Sous-traitants et partenaires tiers : Les entreprises externes qui fournissent des services en notre nom, tels que les hébergeurs (si l'hébergement n'est pas interne), les prestataires de paiement, les fournisseurs de logiciels tiers (comme Odoo, Apple, Google, YouTube, Facebook, etc., dont nous dépendons des conditions générales spécifiques), les services d'analyse de données ou les services de support technique. Nous veillons à ce que ces tiers respectent des normes de sécurité et de confidentialité strictes et agissent conformément à nos instructions.
  • Autorités légales et réglementaires : Lorsque la loi l'exige ou pour protéger nos droits légaux.


6. TRANSFERT DE DONNÉES EN DEHORS DE L'ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN (EEE)

Si un transfert de vos données personnelles en dehors de l'EEE est nécessaire, nous nous assurerons que des garanties appropriées sont mises en place. Cela peut inclure l'utilisation des clauses contractuelles types de la Commission Européenne ou d'autres mécanismes reconnus par le RGPD, afin de garantir un niveau de protection des données adéquat.


7. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour répondre à toute exigence légale, comptable ou de reporting.

La durée de conservation est déterminée en fonction de la nature des données et des finalités du traitement, ainsi que des obligations légales applicables. Par exemple, les données de facturation sont conservées pendant la durée légale requise. Les données relatives aux tickets de support peuvent être conservées pour une période permettant de suivre l'historique des problèmes et des solutions.


8. VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

  • Droit d'accès : Obtenir la confirmation que vos données sont traitées et, le cas échéant, y accéder.
  • Droit de rectification : Demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
  • Droit à l'effacement ("droit à l'oubli") : Demander la suppression de vos données dans certaines conditions.
  • Droit à la limitation du traitement : Demander la suspension du traitement de vos données dans certaines conditions.
  • Droit à la portabilité des données : Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable du traitement.
  • Droit d'opposition : Vous opposer au traitement de vos données pour des raisons liées à votre situation particulière, notamment pour le marketing direct.
  • Droit de retirer votre consentement : Retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est basé sur celui-ci.

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à support@squareflow.be ou à l'adresse de notre siège social. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais et conformément à la législation applicable.


9. SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé. Ces mesures sont définies en tenant compte de la nature des données, des risques associés au traitement et des coûts de mise en œuvre.

Cela inclut, par exemple, le chiffrement, les contrôles d'accès, les pare-feux et des procédures de sauvegarde robustes.


10. MODIFICATIONS DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons être amenés à modifier cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques ou pour des raisons légales ou réglementaires. Toute modification sera publiée sur cette page, et si les changements sont significatifs, nous vous en informerons par les moyens appropriés.


11. DROIT DE DÉPOSER UNE PLAINTE

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de Protection des Données (APD) en Belgique :

Autorité de protection des données Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles Téléphone : +32 (0)2 274 48 00 E-mail : contact@apd-gba.be Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be