Privacybeleid

Bij Squareflow s.a. hechten we het grootste belang aan de bescherming van uw privacy en persoonlijke gegevens. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer u onze diensten gebruikt en onze website bezoekt.

1. WIE ZIJN WIJ?

Squareflow s.a. Avenue des Communautés 110, 1200 Woluwe-Saint-Lambert, België Ondernemingsnummer / BCE: BE 0758.577.612 Contact: support@squareflow.be

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ?

Wij verzamelen informatie om onze diensten te leveren en voortdurend te verbeteren. De soorten gegevens die wij kunnen verzamelen zijn onder andere:

Identificatie- en contactgegevens: Uw naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, postadres en ondernemingsnummer. Deze informatie wordt meestal verzameld bij een offerteaanvraag, contactname voor onze diensten, of bij het afsluiten van een dienst.
Facturatie- en betalingsgegevens: Gegevens die nodig zijn om uw betalingen voor onze diensten te verwerken (bankrekeningnummer, creditcardinformatie). Het is belangrijk op te merken dat gevoelige creditcardgegevens worden verwerkt door beveiligde betalingsproviders en niet rechtstreeks door Squareflow s.a. worden opgeslagen.
Dienstgerelateerde gegevens: Informatie over projecten en diensten waarvoor u ons inschakelt, zoals projectdetails, supporttickets of communicatiegeschiedenis.
Technische en verbindingsgegevens: Uw IP-adres, type browser, besturingssysteem, surfgegevens op onze website (via cookies of soortgelijke technologieën) en informatie over het apparaat dat u gebruikt.
Gebruiksgegevens: Informatie over hoe u onze applicaties en softwareoplossingen gebruikt die wij ontwikkelen of onderhouden, onder andere voor foutdiagnose en prestatieverbetering.

3. HOE GEBRUIKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende specifieke doeleinden:

Uitvoering van het contract: Voor het beheren van uw klantrelatie, verwerken van uw serviceaanvragen, leveren van de overeengekomen diensten en producten (softwareontwikkeling, support, onderhoud, hosting, enz.) en zorgen voor facturatie en betalingsopvolging.
Ondersteuning en assistentie: Voor het diagnosticeren en oplossen van fouten in onze oplossingen, beantwoorden van vragen over gebruik en analyseren/kwalificeren van uw aanvragen (supporttickets).
Verbetering van onze diensten: Voor het analyseren van het gebruik van onze oplossingen en website om deze te verbeteren, nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen en een stabiele en optimale prestatie te garanderen.
Communicatie: Voor het verzenden van belangrijke informatie over onze diensten, updates, administratieve mededelingen of nieuwsbrieven (indien u hiervoor toestemming heeft gegeven).
Wettelijke naleving: Om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen en om verzoeken van bevoegde autoriteiten te beantwoorden.
Fraudepreventie en beveiliging: Om onze systemen en gebruikers te beschermen tegen fraude en schadelijke activiteiten.
Marketing en reclame: Met uw expliciete toestemming, om u als klantreferentie te vermelden op onze website en in marketingtools, zoals vermeld in onze algemene voorwaarden.

4. OP WELKE WETTELIJKE BASIS VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS?

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de volgende wettelijke gronden, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

Uitvoering van een contract: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de door u gevraagde diensten of voor precontractuele maatregelen op uw verzoek.
Gerechtvaardigd belang: De verwerking is noodzakelijk voor de gerechtvaardigde belangen van Squareflow s.a. (bijv. verbetering van diensten, fraudepreventie, interne administratie), mits uw fundamentele rechten en belangen niet prevaleren.
Toestemming: Wanneer wij uw expliciete toestemming hebben verkregen voor een specifieke verwerking (bijv. marketingcommunicatie of gebruik van bepaalde cookies). U kunt uw toestemming altijd intrekken.
Wettelijke verplichting: De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan Squareflow s.a. is onderworpen.

5. MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers, uitsluitend indien strikt noodzakelijk en relevant voor de genoemde doeleinden:

Onze medewerkers en medewerkers: Personen binnen Squareflow s.a. die toegang tot uw gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren.
Onderaannemers en derdenpartners: Externe bedrijven die diensten namens ons leveren, zoals hostingproviders (indien hosting extern is), betalingsproviders, leveranciers van derdensoftware (zoals Odoo, Apple, Google, YouTube, Facebook, enz., onder hun specifieke voorwaarden), data-analyse diensten of technische supportdiensten. Wij zorgen ervoor dat deze derden strikte beveiligings- en privacynormen volgen en handelen volgens onze instructies.
Wettelijke en regelgevende autoriteiten: Wanneer dit wettelijk vereist is of om onze wettelijke rechten te beschermen.

6. OVERDRACHT VAN GEGEVENS BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE (EER)

Indien een overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EER nodig is, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden toegepast. Dit kan het gebruik van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of andere door de AVG erkende mechanismen omvatten, om een adequaat niveau van gegevensbescherming te waarborgen.

7. HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor zij zijn verzameld, inclusief het voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen.

De bewaartermijn wordt bepaald op basis van het type gegevens en de verwerkingsdoeleinden, evenals toepasselijke wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld, facturatiegegevens worden bewaard gedurende de wettelijk vereiste periode. Gegevens van supporttickets kunnen worden bewaard voor een periode die het mogelijk maakt de geschiedenis van problemen en oplossingen te volgen.

8. UW RECHTEN INZAKE GEGEVENSBESCHERMING

Conform de AVG hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op toegang: Bevestigen dat uw gegevens worden verwerkt en, indien van toepassing, toegang daartoe krijgen.
Recht op rectificatie: Verzoeken om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden"): Verzoeken om verwijdering van uw gegevens onder bepaalde voorwaarden.
Recht op beperking van verwerking: Verzoeken om de verwerking van uw gegevens tijdelijk op te schorten onder bepaalde voorwaarden.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar: Bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, met name voor direct marketing.
Recht om uw toestemming in te trekken: Uw toestemming op elk moment intrekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via support@squareflow.be of het adres van ons hoofdkantoor. Wij zullen uw verzoek zo snel mogelijk behandelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

9. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of ongeoorloofde toegang. Deze maatregelen zijn afgestemd op de aard van de gegevens, de risico’s van de verwerking en de kosten van implementatie.

Dit omvat bijvoorbeeld encryptie, toegangscontroles, firewalls en robuuste back-upprocedures.

10. WIJZIGINGEN VAN DIT PRIVACYBELEID

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om veranderingen in onze praktijken of om wettelijke of regelgevende redenen te weerspiegelen. Elke wijziging wordt op deze pagina gepubliceerd, en als de wijzigingen significant zijn, informeren wij u via de geschikte kanalen.

11. RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN

Indien u van mening bent dat uw rechten niet zijn gerespecteerd, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit voor gegevensbescherming in België:

Autoriteit voor gegevensbescherming Rue de la Presse 35, 1000 Brussel Telefoon: +32 (0)2 274 48 00 E-mail: contact@apd-gba.be Website: www.autoriteprotectiondonnees.be