Hoe Peppol de overgang vereenvoudigt
Facturatie is een van de meest cruciale aspecten van het beheer van een onderneming. Door de voortdurende fiscale hervormingen en wetgevende veranderingen wordt het voor bedrijven echter steeds moeilijker om de nieuwe regels te volgen en conform te blijven. Daar komt Peppol, een gestandaardiseerd netwerk voor de uitwisseling van elektronische documenten, in beeld. Peppol maakt het mogelijk om gestructureerde elektronische facturen veilig te verzenden en te ontvangen tussen facturatiesystemen, en helpt bedrijven te voldoen aan de regelgeving rond elektronische facturatie.
De hervorming van de facturatie heeft onlangs tal van veranderingen teweeggebracht in het fiscale landschap. Dit artikel heeft als doel uit te leggen hoe Peppol u kan helpen zich aan te passen aan deze nieuwe vereisten.
1. Recente wijzigingen in de facturatie: een overzicht van de nieuwe regels
Vanaf 1 januari 2026 treedt in België een nieuwe facturatiehervorming in werking, die verschillende cruciale aspecten van de facturatiesystemen van ondernemingen zal wijzigen. De belangrijkste veranderingen zijn:
- Verplichte digitalisering van facturen: Vanaf 1 januari 2026 zullen Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht zijn om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen voor hun B2B-transacties, om de efficiëntie van de uitwisselingen te verbeteren en btw-fraude te bestrijden.
- Gebruik van Peppol-compatibele software: Ondernemingen zullen gebruik moeten maken van facturatiesoftware die compatibel is met het Peppol-netwerk of samenwerken met een dienstverlener die beschikt over een Peppol Access Point. Deze oplossingen moeten de veiligheid, integriteit en standaardisatie van facturatiegegevens garanderen.
- Standaardisatie van facturatie-uitwisselingen:
De hervorming verplicht het gebruik van gestandaardiseerde elektronische factuurformaten, wat zorgt voor een betere interoperabiliteit tussen de facturatiesystemen van ondernemingen en een vermindering van fouten die voortkomen uit manuele factuurverwerking.
2. Peppol en elektronische facturatie: een tool aangepast aan de nieuwe vereisten
Met de hervorming van de elektronische facturatie moeten ondernemingen voldoen aan steeds strengere regels. Peppol is een gestandaardiseerd netwerk voor de uitwisseling van elektronische documenten dat ondernemingen in staat stelt om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen via compatibele facturatieoplossingen.
Softwareoplossingen die compatibel zijn met het Peppol-netwerk maken onder andere het volgende mogelijk:
- het opstellen van gestructureerde elektronische facturen die voldoen aan de geldende fiscale regelgeving;
- de geautomatiseerde en veilige uitwisseling van facturen tussen ondernemingen;
- een betere beveiliging en integriteit van facturatiegegevens dankzij gestandaardiseerde protocollen.
3. De voordelen van factureren met Peppol in het kader van de nieuwe hervorming
Het gebruik van Peppol voor facturatie biedt verschillende voordelen, vooral binnen de context van de facturatiehervorming:
a) Tijdswinst en efficiëntie
De automatisering van facturatieprocessen stelt uw teams in staat zich te concentreren op taken met een hogere toegevoegde waarde. Het aanmaken, verzenden en beheren van facturen verloopt volledig automatisch, wat menselijke fouten aanzienlijk vermindert en het facturatieproces versnelt.
b) Gegarandeerde conformiteit
Peppol garandeert volledige naleving van de nieuwe wettelijke vereisten. De software wordt in real time bijgewerkt om fiscale wijzigingen te weerspiegelen, zodat u steeds up-to-date blijft zonder zich zorgen te maken over handmatige updates.
c) Toegankelijkheid en centralisatie
Al uw facturen worden gecentraliseerd en zijn op elk moment online toegankelijk. U kunt eenvoudig uw transactiegeschiedenis raadplegen, specifieke facturen opzoeken en de betalingsstatus in real time opvolgen. Deze centralisatie helpt u ook om uw cashflow beter te beheren en betalingsachterstanden te vermijden.
d) Vermindering van frauderisico’s
Uitwisselingen via het Peppol-netwerk zijn gebaseerd op beveiligde protocollen die de integriteit en authenticiteit van facturen garanderen.
4. De Peppol-gebruikersinterface: eenvoudig en praktisch voor factuurbeheer
Peppol onderscheidt zich ook door zijn gebruiksvriendelijke interface, die het aanmaken en beheren van facturen vereenvoudigt. Of u nu een kleine onderneming bent of een grote organisatie, het platform is ontworpen om toegankelijk en intuïtief te zijn.
- Factuurpersonalisatie: U kunt uw facturen personaliseren met het logo van uw onderneming, bepalen welke informatie wordt weergegeven en de betaalmethoden kiezen die uw klanten verkiezen.
- Betalingsopvolging: Peppol stelt u in staat betalingen in real time op te volgen en automatische herinneringen te versturen bij laattijdige betalingen. Daarnaast kunt u gedetailleerde rapporten genereren om de financiële status van uw onderneming te monitoren.
5. Het belang van het kiezen van gecertificeerde facturatiesoftware
De nieuwe hervorming verplicht het gebruik van gecertificeerde facturatiesoftware, en Peppol behoort tot de goedgekeurde oplossingen. Door voor Peppol te kiezen, verzekert u zich ervan dat uw onderneming voldoet aan de vereisten van de fiscale administratie en tegelijkertijd profiteert van een performante en veilige tool.